Règlements
ARTICLE I -
COTISATION
A) La cotisation annuelle est de 55.00 $ payable
le 1er septembre de chaque année.
B) La cotisation des membres associés se chiffre à
35.00 $ par année, également payable le 1er septembre
de chaque année.
C) Les cotisations non payées le 31 octobre de chaque année
sont considérées échues et tout membre dont
la cotisation est impayée au 31 octobre est radié
de l'Association.
D) Tout nouveau membre se joignant à l'Association paie,
au moment de sa demande, la totalité de la cotisation annuelle.
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ARTICLE II
- ANNÉE FINANCIERE
L'année financière de l'Association se
termine le 31 août de chaque année.
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ARTICLE III -
CONSEIL DE DIRECTION
A) Le Conseil de Direction est composé
des Dirigeantes, de la Présidente ex-officio et de la Directrice
de l'Association à l'A.C.F.A.
B) Les Dirigeantes sont élues pour un
an et sont assermentées à l'Assemblée générale
annuelle. Elles entrent en fonction le 1er juillet suivant leur
élection.
C) La nomination de la Directrice de l'Association
à l'A.C.F.A. est proposée par les Dirigeantes et
transmise aux membres dix (10) jours ouvrables avant l'Assemblée
générale annuelle où les membres doivent
y donner leur approbation.
D) Dans le cas d'un poste vacant autre que
celui de la Présidente, le Conseil de Direction a le droit
de désigner une remplaçante à ce poste pour
le reste du mandat. Le poste vacant de la Présidente est
automatiquement comblé par la Première Vice-présidente.
Le poste vacant de la Première Vice-présidente est,
de ce fait, comblé par la Deuxième Vice-présidente
et le poste de Deuxième Vice-présidente est comblé
par une nomination du Conseil de Direction.
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ARTICLE IV
- DEVOIRS DES DIRIGEANTES, DE LA PRÉSIDENTE EX-OFFICIO
ET DE LA DIRECTRICE A.C.F.A.
A) La Présidente préside toutes
les réunions des membres de l'Association et du Conseil
de Direction, fait approuver la liste des responsables de Comités
permanents, fait approuver par le Comité de Direction tout
comité spécial jugé nécessaire, est
membre ex-officio de tous les comités avec droit de vote
en cas d'égalité seulement, est la représentante
officielle de l'Association lors de manifestations publiques,
coordonne les activités générales de tous
les comités et les oriente au besoin, présente un
rapport à l'Assemblée générale annuelle
et représente l'A.F.A.M. au Congrès annuel de l'A.C.F.A.
comme déléguée.
B) Les Vice-présidentes aident la Présidente
et remplissent les devoirs de la Présidente en son absence.
Les Vice-présidentes doivent présenter un rapport
à l'Assemblée générale annuelle. La
première Vice-présidente agit comme Responsable
du Comité du Programme.
La deuxième Vice-présidente agit comme Responsable
du Comité du Bulletin et fait aussi partie du Comité
du Programme.
C) La Secrétaire consigne les compte-rendus
de l'Association. Elle note les procès-verbaux de toutes
les réunions régulières et spéciales
ainsi que celles du Conseil de Direction. Elle se charge aussi
de la correspondance générale de l'Association et
présente un rapport à l'Assemblée générale
annuelle.
D) La Trésorière encaisse les
cotisations et toute autre somme d'argent perçue par l'Association,
fait approuver tous les déboursés par une majorité
des membres du Conseil de Direction, dépose tous les fonds
de l'Association dans une banque approuvée par le Conseil
de Direction, tient un compte détaillé de toutes
les recettes et dépenses de l'Association, prépare
un (1) Etat Financier vérifié à la fin de
l'exercice financier, suggère au Conseil de Direction toute
forme de placement afin d'utiliser l'argent de l'Association à
bon escient, est responsable des remises aux gouvernements en
ce qui a trait à la T.P.S. et à la T.V.Q. et présente
un rapport à l'Assemblée générale
annuelle.
E) La Présidente ex-officio agit comme
conseillère auprès de la Présidente, est
responsable du Comité de nomination et présente
un rapport à l'Assemblée générale
annuelle.
F) La Directrice doit assister à la
réunion bi-annuelle de l'A.C.F.A., servir de liaison avec
tous les comités nationaux et rapporter toute information
au Conseil de Direction. Elle représente l'A.F.A.M. au
Congrès annuel de l'A.C.F.A. Elle doit également
présenter un rapport à l'Assemblée générale
annuelle de Montréal.
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ARTICLE
V - CLAUSE D'INDEMNISATION
Chaque Dirigeante de l'Association ou tout
autre membre du Conseil de Direction, leurs héritiers,
liquidateurs ou exécuteurs testamentaires, administrateurs
et ayants droit respectivement seront, chaque fois qu'il y a lieu,
tenus indemnes et mis à couvert, à même les
fonds de l'Association, de ce qui suit :
1) tous les coûts, frais et dépenses,
quels qu'ils soient, que la Dirigeante ou tout autre membre du
Conseil de Direction subissent ou engagent relativement à
toute réclamation, action ou procédure intentée
ou entamée contre eux à l'égard de tout acte,
action, affaire ou chose fait ou permis par eux dans l'exercice
de leurs fonctions ou en rapport avec cet exercice, et
2) tous les autres coûts, frais et dépenses
qu'ils subissent ou engagent dans l'exercice de leurs fonctions
ou en rapport avec cet exercice, à l'exception des coûts,
frais et dépenses qu'ils engagent ou subissent par la suite
de leur manquement délibéré ou faute ou négligence
volontaire.
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ARTICLE VI -
MISE EN NOMINATION ET ÉLECTIONS
A) Le Comité de mise en nomination est
constitué d'au moins cinq (5) personnes, soit:
I) trois (3) membres élus à cette
fin à une réunion régulière;
II) la Présidente;
III) la Présidente ex-officio qui agit comme Responsable
du comité.
B) Le Comité doit avertir les personnes
proposées et obtenir leur consentement de mise en nomination
avant de publier la liste des personnes proposées.
C) Tout membre du Comité de mise en
nomination qui est lui-même proposé doit démissionner
dudit Comité et est remplacé par un autre membre
à la discrétion du Comité de mise en nomination.
D) Une liste complète des personnes
proposées est adressée à chaque membre au
moins dix (10) jours ouvrables avant la tenue des élections
lors de l'Assemblée générale annuelle du
mois de mai.
E) Toutes les élections sont par vote
secret; une candidate est élue par un vote de la majorité
des membres présents ayant droit de vote. Lorsqu'il n'y
a qu'une seule candidate pour un poste, la candidate est élue
par acclamation.
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ARTICLE VII
- RÉUNIONS
A) Le Conseil de Direction se réunit
périodiquement; toutefois, le nombre de réunions
ne doit pas être inférieur à six (6) par année.
Un vote majoritaire des membres présents constitue un vote
du Conseil de Direction.
B) Les réunions régulières
des membres de l'Association sont tenues au moins six (6) fois
par année aux endroits indiqués par le Conseil de
Direction.
C) Des réunions spéciales peuvent
être convoquées par la Présidente ou à
la demande écrite d'un sixième (1/6) des membres.
Seules les affaires pour lesquelles une réunion spéciale
est convoquée peuvent y être discutées.
D) L'assemblée générale
annuelle est tenue à chaque année au cours du mois
de mai.
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ARTICLE VIII
- COMITÉS PERMANENTS
A) Les Comités permanents sont les suivants:
I) Programme et Éducation
II) Bulletin
III) Accueil
IV) Adhésion
V) Archiviste
VI) Semaine d'information sur l'assurance
VII) Législation
VIII) Constitution et Règlements
IX) Communications
X) Levée de fonds
XI) Trophée Cowan Insurance Group
XII) Trophée Travelers
XIII) Traduction
XIV) Golf
XV) Site Internet
B) Les rôles de ces divers Comités sont les suivants:
I) Programme et Éducation
Prépare la programmation de l'A.F.A.M. pour l'année entière et doit la faire approuver par le Conseil de Direction.
II) Bulletin
Prépare un bulletin bilingue.
III ) Accueil
Accueille les membres et autres participants inscrits aux différentes activités de l’Association et recueille les paiements.
IV) Adhésion
Est responsable de tout ce qui a trait au renouvellement des cartes de membres, conserve une liste complète à jour de tous les membres et en envoie une copie à tous les membres au plus tard au 31 janvier.
V) Archiviste
Veille à ce que l’information diffusée par l’Association soit colligée et archivée. Lorsque les autres comités en font la demande, il recherche les informations requises au sein des archives.
VI) Semaine d'information sur l'assurance
Coordonne toutes les activités de la Semaine nationale d'information sur l'assurance.
VII) Législation
Informe les membres de tout changement dans les lois touchant l'Industrie notamment par la parution d’une chronique juridique dans chaque bulletin et par la prestation d’une capsule juridique lors de la plupart des activités de l’Association.
VIII) Constitution et Règlements
Révise régulièrement la Constitution et les Règlements de l'A.F.A.M. pour la rendre similaire à celle du National.
IX) Communications
Informe les membres, les autres associations professionnelles, les médias et le public en général de nos activités.
X) Levée de fonds
Sollicite les différents commanditaires et collecte les fonds nécessaires.
XI ) Trophée Cowan Insurance Group
Recueille toutes les informations nécessaires concernant les activités, les bulletins, les réalisations des membres et présente une soumission auprès de l’Association canadienne des femmes d’assurances, qui décerne le prix lors de son congrès annuel.
XII) Trophée Travelers
Recueille toutes les informations nécessaires concernant les activités d’éducation de l’Association de même que celles de membres qui sont impliquées dans la formation au sein de l’industrie de l’assurance et présente une soumission auprès de l’Association canadienne des femmes d’assurances, qui décerne le prix lors de son congrès annuel.
XIII) Traduction
Fournit un service de traduction aux autres comités de l’Association. S’assure de la traduction des divers documents diffusés par l’Association de même que de ceux émanant de l’Association canadienne des femmes d’assurances.
XIV ) Golf
Responsable de toute la logistique du tournoi.
XV) Site Internet
Responsable de la mise à jour du site Web de l’Association, à l’égard de l’historique, des activités de l’Association et de ses publications.
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ARTICLE IX -
AMENDEMENTS AUX REGLEMENTS
A) Les règlements peuvent être
amendés par un vote majoritaire des deux (2/3) des membres
présents à toute réunion pourvu que le ou
les amendements proposés aient été soumis
à la réunion précédente ou à
moins que la proposition ait été envoyée
ou remise par écrit aux membres dans les dix (10) jours
ouvrables qui précèdent une réunion régulière
au cours de laquelle ledit amendement est soumis au vote.
B) Les propositions pour amender les Règlements
peuvent être mises de l'avant par tout membre ACTIF en règle
et présentées par écrit au Comité
chargé de la Constitution et des Règlements. Après
les avoir présentées au Conseil de Direction, le
comité soumet aux membres les projets d'amendements afin
qu'il soient votés. Cette soumission doit être en
conformité avec la procédure définie à
l'article IX a).
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ARTICLE X -
FONDS D’ENTRAIDE FRANCINE BERTRAND
BUT : Pour permettre aux membres de l’Association
des Femmes d’Assurance de Montréal qui désirent
participer à l’Assemblée générale
annuelle/congrès de l’Association Canadienne des
Femmes d’Assurance et dont les employeurs ne paient pas
ou paient seulement en partie les frais d’inscription, d’hôtel
et de transport.
CRITÈRES : Être membre de l’A.F.A.M.
depuis au moins 1 année complète et avoir assisté
à au moins deux activités durant les 12 derniers
mois. Les récipiendaires du Fonds devront assister aux
activités de l’Assemblée générale
annuelle/congrès de l’A.C.F.A.
DIRECTIVES : Le fonds est de 2 500 $, renouvelable
à tous les ans.
Chaque demande est sujette à un maximum de 500 $.
Si les demandes excèdent le montant du fonds, il y aura
tirage au sort, pour chacun des montants maximum de 500 $.
Les sommes allouées seront versées
sur présentation de factures acquittées.
Si la membre n’assiste pas à l’Assemblée
générale annuelle et congrès de l’A.C.F.A.,
elle devra rembourser l’A.F.A.M.
La date limite pour une demande est le
1er avril.
Les demandes doivent être envoyées à la Présidente
de l’A.F.A.M. et devront être approuvées par
le Comité Exécutif.
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